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Mithilfe einer Eigenbeleg Vorlage Steuern sparen

Downloaden Sie unsere Eigenbeleg Vorlage und kreieren Sie eigenhändig einen Ausgabennachweis. Das Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Dokument ist bereits fertig erstellt & muss lediglich noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder direkt auf Ihrem Computer oder händisch fertiggestellt werden.

Haben Sie die Originalquittung verloren oder selbige niemals gekriegt? Keine Panik! Machen Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit unserer kostenfreien Vorlage erneut vollständig.

Im weiteren Verlauf zeigen wir Ihnen, wie es klappt.

Eigenbeleg Vorlage mitsamt Ausfüllanleitung

Im Rechnungswesen gilt der Leitsatz „Keinerlei Buchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg darf nur dann erstellt werden, falls eine bestimmte Originalqittung nicht mehr existent oder untauglich ist. Damit der eigene Beleg von den Steuerbehörden akzeptiert wird, muss dieser im Rahmen einer geschäftlichen Ausgabe ausgestellt worden sein.

Zentral bei dem eigens ausgestellten Beleg ist die Dokumentation sämtlicher relevanten Daten über die Betriebsausgabe, so wie diese typischerweise auch auf dem originalen Ausgabennachweis aufgeführt wären. Ihr Ersatzbeleg sollte deshalb plausibel und von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind daher immer der Vor- und Nachname und die Adresse des Empfängers, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs, das Zahlungsdatum sowie die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Hierbei sollte ein Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche und zu häufig erstellte Eigenbelege wirken im Falle einer Steuerprüfung meistens nicht glaubhaft.

Eigenbeleg als Ersatzbeleg

Besteht für eine Betriebsausgabe kein Ausgabennachweis & ist die anschließende Besorgung der Nebenbelege oder einer Abschrift ihrer Rechnung nicht machbar oder zu schwierig, so darf ein Geschäftsinhaber oder sein Angestellter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf jenem platziert er die nötigsten Daten zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Finanzbuchhaltung als Grundlage für die Buchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen unterstützen das Ausstellen Ihrer Eigenbelege. Die Ausgaben sollten natürlich geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer kann der Unternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, falls dieser seinen geschäftlichen Vorgang lediglich mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Trotzdem gilt dann auch der komplette Gesamtbetrag als betriebliche Ausgabe.

Abgesehen von den Fällen, in denen ihr Ersatzbeleg den Originalnachweis ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Anfertigung von Eigenbelegen gar keine Alternativlösung gibt, beispielsweise im Falle von privaten Entnahmen & -Einzahlungen von Kapital oder auch Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster unterstützen beim Erstellen von eigenen Belegen. Zudem bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Zweck an, das ebenso umsonst bereit steht.

Bei eigens erstellten Belegen auf die Kleinbetragsregelung achten

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro im Gesamten seien im Grunde unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Das gilt gerade für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto geführt wurden. Bekanntlich bestehe in diesem Fall ein Bankauszug als Nebenbeleg. Komplizierter sind Bargeldzahlungen. Eigens erstellte Belege für Barzahlungen muss der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, wenn dieser solche weiteren Belege besitzt.

Fehlt z. B. eine Portoquittung, kann eine Durchschrift des Briefes ihre Aufwendungen bestätigen. Manche Kleinausgaben lassen sich ohnehin lediglich per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Firmeninhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.